بسم اللّهِ الرَّحمٰنِ الرَّحیْم
اصول گفتگو با مدیر و رئیس
اگر شاغل باشید، محل کار مکانی است که شما زمان زیادی از زندگی خود را در آن می‌گذرانید، پنج یا شش روز از هفته و ساعات قابل‌توجهی از روز؛ بنابراین فضا و حال و هوای محل کار برای شما اهمیت دارد و تاثیر زیادی بر روحیه‌تان در زندگی برای احساس خوشبختی خواهد داشت.
بخش عمده‌ای از این حال و هوا محصول نحوه کار و عملکرد مدیر یا رئیس مجموعه است و داشتن شناخت درست از نوع شخصیت او و برقراری ارتباط مناسب با رئیس در هر کاری، می‌تواند تاثیر زیادی بر فضای محیط کار داشته باشد. اگر دانستن اینکه چه نوع رئیسی دارید و چگونه می‌توانید بهترین رابطه کاری را با او برقرار کنید برای تان اهمیت دارد
شناخت راز تعامل صحیح و هدفمند با مدیر در ادامه مطلب
۱. رئیس متمرکز روی کار
صریح است و اهل تمجید نیست!
تمام توجه رئیس متمرکز روی کار به دستاورد‌ها و نتایج معطوف است. این نوع رئیس دوست دارد که مدام دست به اقدام بزند و افراد را مشغول کار ببیند. او علاقه زیادی به ایجاد یک محیط کار دلپذیر و روابط گرم بین کارمندان ندارد. بسیار صریح است و شما معمولا تعریف و تمجیدی از او نمی‌شنوید. اگر افرادی که زیردست این نوع رئیس کار می‌کنند به اهداف مد نظر دست پیدا نکنند یا زمان زیادی را صرف تصمیم‌گیری کنند، او معمولا از کوره در می‌رود. برای این رئیس مهم‌ترین چیز این است که به سرعت به سمت اهداف حرکت کنید، به نتیجه برسید و او در راس یک گروه کارآمد قرار داشته باشد.
نحوه تعامل با چنین مدیری
تعامل با رئیس متمرکز روی کار، بسیار آسان است، زیرا انتظارات او از کارکنانش بسیار قابل پیش‌بینی است. شما باید در زودترین زمان ممکن کار‌ها را انجام بدهید و نه تنها در زمینه کاری بلکه هنگام صحبت کردن با او سرعت و اختصار را رعایت کنید و مستقیم سر اصل مطلب بروید. اگر تا به حال در انجام کارهای تان روی کمک رئیس حساب می‌کردید، باید سعی کنید بعد از این خودتان انجام کار‌ها را به عهده بگیرید، زیرا چنین رئیسی علاقه‌ای به این نوع همکاری ندارد. سعی نکنید اقتدار او را به چالش بکشید بلکه صرفا باید آن چه را که از شما انتظار دارد، انجام بدهید چراکه با این روش مورد احترام و قدردانی او قرار خواهید گرفت
۲. رئیس پرانرژی
خوش‌بین و خستگی‌ناپذیر است
این نوع رئیس سرشار از انرژی و خوش‌بینی است. او درعین حال که می‌داند چگونه با مردم کار کند و کار را با اشتیاق انجام دهد، تمایل به خطر کردن نیز دارد. کارفرمایان پرانرژی ایده‌های خود را به شکل کارآمدی به دیگران منتقل می‌کنند و از روال عادی کار روزانه خسته نمی‌شوند. آن‌ها از تمرکز روی ایده‌ها و برنامه‌های آینده خوشحال می‌شوند.
این نوع رئیس اغلب به سرعت واکنش نشان می‌دهد و از ابراز عقاید و احساسات خود در مقابل کارکنانشان احساس رضایت می‌کند. رئیس پرانرژی علاقه‌مند به شروع پروژه‌های جدید است، اما در مسیر رسیدن به اهداف بزرگ به انجام جزئیات و مراحل کوچک کار علاقه‌ای نشان نمی‌دهد.
نحوه تعامل با چنین مدیری
برای کار با رئیسی که سرشار از انرژی است، باید خودتان را با روحیه او تطابق بدهید. این بدان معنی است که باید سخت کار کنید، اما فقط به کار توجه نداشته باشید. با رئیس‌تان رابطه دوستانه برقرار کنید، از ایده‌هایش هیجان‌زده شوید و اگر ایده‌های خوبی نیستند، سعی نکنید این موضوع را در جلسات عمومی به او بگویید بلکه این کار را شخصاً و با احتیاط انجام بدهید. به خوبی برنامه‌ریزی کنید و وظایف خود را به صورت دقیق و بدون خطا انجام بدهید. در آخر اینکه از رئیس‌تان به طور علنی تمجید کنید، او عاشق این کار است!
۳. رئیس دقیق
کمال‌گراست و از اشتباه بیزار!
رئیس دقیق از کیفیت و دقت در کار قدردانی می‌کند. او می‌خواهد همه چیز را منظم و سازمان دهی شده ببیند. رئیس دقیق دوست دارد قبل از تصمیم گیری، تمام اطلاعات موجود درباره یک موضوع خاص را به دست بیاورد. معمولاً رئیس دقیق سرعت واکنش بسیار کندی دارد و بیشتر از دیگر رئیس‌ها نگران اشتباهات است. این نوع رئیس ممکن است به عنوان یک فرد جدی، پربازده و سرسخت شناخته شود، اما در بین همه این‌ها، ویژگی اصلی رئیس دقیق، کمال‌گرایی است.
نحوه تعامل با چنین مدیری
هیچ‌گاه سعی نکنید یک رئیس دقیق را شگفت‌زده کنید. همیشه برای سوالات عمیق درباره موضوع مورد بحث با او آماده باشید؛ در غیر این صورت رئیس به ایده‌های شما شک خواهد کرد و آن‌ها را دور خواهد ریخت. به روند کار این رئیس احترام بگذارید، از سرعت کاری‌تان بکاهید و از انتقادات رئیس درباره خودتان آزرده نشوید بلکه از آن‌ها درس بیاموزید و تکرارشان نکنید.
۴. رئیس هماهنگ کننده
دنبال توافق است و استرسی نیست!
رئیس هماهنگ کننده از افراد، روابط، ثبات و البته هماهنگی قدردانی می‌کند. رویکرد مورد توجه این رئیس این است که با کارمندانش درباره کارهای انجام شده به توافق برسد، زیرا از نظر او این تنها راه کار کردن به عنوان یک گروه است. او بسیار نگران کیفیت کار است، اما به استرس و مشکلاتی که پیش می‌آید واکنش نشان نمی‌دهد. این نوع رئیس زیاد موافق ایجاد تغییر در روند‌های کاری و اصلاح آن‌ها نیست.
نحوه تعامل با چنین مدیری
اگر با این نوع رئیس همکاری دارید، می‌توانید چند کار انجام دهید: سعی کنید به صورت گروهی کار کنید، حتی اگر نیازی به کمک دیگران نداشته باشید و به این طریق به رئیس‌تان نشان بدهید به تنهایی کار نمی‌کنید؛ او عاشق این کار است. می‌توانید با احتیاط درباره چیز‌هایی که شما را آزار می‌دهد با این نوع رئیس صحبت کنید. مطمئن شوید درخواست‌هایی که از او دارید ثبات شرکت را تضعیف نمی‌کند. از آن جایی که وی بیشتر خواهان حمایت است تا خواهان ارائه پیشنهاد، سعی کنید به او در تصمیم‌گیری‌هایش کمک کنید.
نکات ضروری و عمومی گفتگوی اصولی با رئیس و مدیر
هدف داشته باشید
اصولاً رئیس‌ها از پرحرفی بدشان می‌آید. هر مکالمه و ارتباطی که با رئیس خود دارید، باید هدفمند باشد
هدف مکالمه شما چیست؟ چقدر باید طول بکشد؟ آیا اصلاً باید این مکالمه انجام شود؟
متوجه این نکته باشید که شما هستید که مکالمه را اداره می‌کنید. شاید رئیس شما مشغول درد دل کردن باشد، اما این شما هستید که محتوا را مشخص می‌کنید و ساختار گفت و گو را پایه‌ریزی می‌کنید؛ بنابراین، وقت او را بیهوده هدر ندهید و کوتاه، مختصر و موثر صحبت کنید. وقتی هم حرفتان تمام شد، فوراً از اتاق بیرون بروید.
البته اگر رئیس شما خواست که بمانید و با هم صحبت کنید، این کار را انجام دهید، ولی کاملاً مراقب باشید که پا را از گلیمتان درازتر نکنید. در عین صحبت‌های حتی صمیمانه، به یاد داشته باشید که او رئیس شماست.
وقتی کسی وارد اتاق می‌شود، حالا هر کسی که باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده‌اید، به خصوص اگر این فرد رئیس باشد.
وقت جلسه، با ظرافت رفتار کنید
شاید فکر کنید، ماجرا خیلی ساده است، اما این‌طور نیست. جلسه با رئیس در حضور سایر کارمندان، شاید به نظر امری رایج و کسالت‌آور باشد، اما شما می‌توانید با رعایت برخی نکات ساده، هم فضای خوبی در جلسه حاکم کنید و هم خودتان از مزایای جلسه با رئیس بهره‌مند شوید.
نکته اول: سعی کنید روی رئیس تأثیر مثبت بگذارید. البته نباید بی دلیل خودتان را بزرگ کنید و شلوغ بازی در آورید. فقط سعی کنید امکانات و توانایی‌های خود را شناخته و به موقع آن‌ها را در جلسه ارائه کنید.
***
نکته دوم: اگر لازم بود در حد معقول و ملایم، همکاران خود را تشویق، و از رقبا و مشکلات انتقاد کنید. سومین نکته اینکه، سعی کنید ملایم و محترم رفتار کنید.
***
نکته سوم: اگر می‌دانید قرار است یکی از افراد حاضر در جلسه جایگزین رئیس شود، بی دلیل او را با خودتان بد نکنید!
***
نکته چهارم: اگر موقعیتش پیش آمد از جملات بامزه و طنزآمیز استفاده کنید. جلسات اداری، معمولاً کسالت‌آور هستند و همه را خسته می‌کنند.
گفتن کلمات طنز آمیز، همه را از جمله رئیس، سرحال می‌آورد. یادتان باشد جلسات خوب، کوتاه و متمرکز هستند و همه هم نسبت به شما احساس خوبی خواهند داشت. باز هم یادتان باشد بهترین جلسه زمانی است که شما (فارغ از اینکه درباره چه چیزی باشد) وقتی از آن بیرون می‌آیید بیشتر از زمانی که وارد آن شده‌اید، احساس پیشرفت کنید.
***
حواستان به ایمیل و پیامک باشد
در حال حاضر، مردم به شکلی افراطی از لوازم الکترونیکی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند، حتی با رئیس خود! در مواردی که کار مهمی دارید، هیچ چیز جای ملاقات چهره به چهره را نمی‌گیرد، اما در عین حال، می‌توان از ایمیل و پیامک هم برای انجام برخی کارهای شغلی استفاده کرد.
ایمیل می‌تواند برای شما کارکرد وسیله‌ای را داشته باشد که با کمک آن بتوانید در زمینه‌ای کاملاً خاص و متمرکز (نه موارد کلی و جامع) تصمیم‌گیری کنید یا از تصمیم کسی مطلع شوید.
کار دیگر اینکه، اخبار مرتبط با کار خود را به همکاران اطلاع دهید. پیامک هم دقیقاً چنین کاربردی دارد. شما چه در ایمیل، چه در پیامک، باید کوتاه و مختصر و مفید بنویسید. مثل این مورد: «ملاقات با فلان شخص به خوبی پیش رفت. فردا قرارداد امضا می‌کنیم. اگر موردی بود اطلاع دهید»
این پیامک یا ایمیل عالی است اما همین را می‌توان به شکل بدی هم نوشت: «امروز ساعت 10 با آقای فلانی از شرکت ... در طبقه ... قرار ملاقات داشتیم. ملاقات ساعت 10 و نیم آغاز شد. مذاکرات درباره همکاری در زمینه...» و این نوشته می‌تواند به راحتی اعصاب رئیس را به هم بریزد. بحث تصمیم‌گیری هم کاربرد مهمی است. بسیاری از کارکنان، در هر دقیقه از روز کاری باید تصمیماتی بگیرند که نیاز به مشاوره و دستور مستقیم رئیس یا در مواردی چراغ سبز او دارد.
در این شرایط گاهی ایمیل و پیامک، حتی بهتر از تلفن زدن یا ملاقات رودررو است. فقط یادتان باشد در این شرایط باید طوری متن را بنویسید که فقط به بله یا خیر رئیس احتیاج داشته باشید، نه اینکه شرحی پر طول و تفسیر بنویسید که از حوصله خارج باشد. یک نکته فرعی اینکه، تا حد امکان از فرستادن ایمیل و پیامک‌های غیر کاری و به اصطلاح فورواردی به رئیس خودداری کنید. همین کار که شاید زمانی بامزه به نظر برسد، ممکن است در آینده به ضررتان تمام شود.
ایمیل کاری می‌تواند برای شما کارکرد وسیله‌ای را داشته باشد که با کمک آن بتوانید در زمینه‌ای کاملاً خاص و متمرکز (نه موارد کلی و جامع) تصمیم‌گیری کنید یا از تصمیم کسی مطلع شوید.
خبر بد را درست منتقل کنید
کسانی که روابط عمومی خوبی دارند، به خوبی می‌دانند چطور تعداد زیادی از اخبار بد و منفی را که خودشان هم در وقوع آن نقش دارند به دیگران و حتی رئیس انتقال بدهند، بدون اینکه برای خودشان وجهه بدی ایجاد شود. البته بسیاری از افراد هم هستند که به هر ترتیب ممکن، از رساندن اخبار بد به رئیس طفره می‌روند.
***
یادتان باشد گفتن برخی اخبار به رئیس که می‌تواند باعث ناراحتی و عصبانیت او شود، در نهایت باعث می‌شود او بداند که شما فرد با انگیزه و متعهدی هستید. بله، رئیس شما ممکن است با شما خوب برخورد نکند، اما معمولاً بعداً از حامل خبر ناگوار عذرخواهی می‌کنند، به خصوص اگر او تقصیرکار نباشد. اگر چنین اتفاقی افتاد بدانید، کار خود را درست انجام داده‌اید. به هر حال یادتان باشد وقتی خبر بدی را منتقل می‌کنید، به خصوص اگر شما هم در ماجرا مقصر هستید، حتماً مراتب ناراحتی و تأسف خود را هم به رئیس بگویید.
بیشتر از دهان، گوشتان را باز کنید
یادتان باشد معمولاً همه آدم‌ها دوست دارند در یک مکالمه، طرف مقابل بیشتر از آنکه حرف بزند به حرفشان گوش دهد. بسیاری از مردم اعتقاد دارند آن‌هایی که شنونده های خوبی هستند، روابط عمومی بهتری دارند، بنابراین بنشینید و گوش کنید.
بیشتر از آنکه جواب دهید، سۆال مطرح کنید تا رئیس بیشتر حرف بزند. در انتها رئیس به این نتیجه می‌رسد که چقدر از گفت‌وگو با شما لذت می‌برد. فقط یک نکته یادتان باشد. حین گفت‌وگوهای غیر کاری با رئیس، اصلاً حرفی از پول نزنید، مگر اینکه خودش از شما درباره آن بپرسد.
برای ماندن برنامه ریزی کنید
اگر وقتی یک نفر وارد اتاق می‌شود شما کماکان در حال تایپ باشید، یعنی علاقه‌ای به طرف مقابل ندارید و برای او اهمیتی قائل نیستید.
زبان بدن (body language) یک روش ارتباطی بسیار قدرتمند است. وقتی کسی وارد اتاق می‌شود، حالا هر کسی که باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده‌اید، به خصوص اگر این فرد رئیس باشد.
***
چند توصیه
در میان گذاشتن همه چیز با دیگران کار اشتباهی است، اما اینکه همکاران شما درباره برخی اتفاقات مهم زندگی شما بی اطلاع باشند، ناخوشایند است. مثلاً اینکه ندانند هفته دیگر نامزدی شماست، یا به زودی قرار است بچه دار شوید، صورت جالبی ندارد. در میان گذاشتن مواردی از این دست با همکاران، به برقراری ارتباط بهتر در محل کار کمک خواهد کرد.
منابع: میگنا - تبیان
